Intégrer Office 365 à JPlatform : le retour d’expérience du projet d’intranet d’Indigo Group

Découvrir la présentation de la DWS 2019

Pourquoi intégrer Office 365 à JPlatform ?

D’après une étude du Club Décision DSI en 2017, 37% des petites et moyennes entreprises disposaient d’Office 365. Ce chiffre est d’autant plus grand si l’on prend les données de Microsoft France où 80% des entreprises du CAC 40 détenaient cette solution en 2016.

Ces chiffres n’étonnent personne : la suite bureautique Microsoft est traditionnellement connue et présente dans nos entreprises et chez nous, particuliers. Créée en 2017, la solution collaborative d’Office 365 a dessiné un nouvel environnement de travail au sein des organisations grâce au(x) :

• Cloud permettant le travail en mobilité et le stockage en ligne,
• Co-édition en ligne et à plusieurs en instantanée avec la suite bureautique (Word, Excel, Powerpoint),
• Différentes briques collaboratives, telles que Teams et Yammer, permettant d’optimiser la productivité individuelle et collective.

Pour autant, Office 365 présente quelques inconvénients majeurs. L’environnement de travail d’O365 est fragmenté et permet peu l’intégration d’applications métiers obligeant l’utilisateur à naviguer entre ses outils.

L’environnement digital de l’utilisateur devient plus optimisé avec l’intégration d’Office 365 à JPlatform et permet de :

• Enrichir la plateforme de fonctionnalités collaboratives,
• Unifier le parcours de l’utilisateurs en un point unique,
• Conserver les habitudes de travail du salarié en utilisant les outils de Microsoft.

Présentation du projet Inwego, l’intranet monde du Groupe Indigo

Un contexte international avec une volonté de réunir

Groupe français et leader mondial du stationnement et de la mobilité individuelle, le Groupe Indigo emploie 20 000 personnes dans 11 pays et plus de 750 villes. Composé de plus de 60% du personnel sur le terrain et donc, en mobilité, il a été essentiel pour le Groupe Indigo de rassembler tous les outils du groupe en une seule interface accessible depuis tous les équipements et de centraliser l’actualité. L’intranet « Inwego » est donc né pour répondre à ces enjeux d’unification et d’internationalisation.

Objectif : mutualiser les outils existants

Pour répondre à des besoins de performance et de cohésion, la plateforme Inwego a été pensée en synergie avec les outils Office 365 (déjà utilisés par le Groupe) en intégrant les outils clés (Outlook mail/agenda et Teams).

Le tout en passant d’un écosystème éclaté et local à un outil unifié comme indiqué sur le schéma ci-dessous :

Un environnement digital unifié à dimension internationale

Dans un contexte international, nous avons fait le choix de sélectionner la plateforme AWS (Amazon Web Service) pour héberger la solution JPlatform. L’avantage de cette plateforme est d’ajuster la capacité d’exploitation en fonction des utilisateurs (utilisation à créneaux variés en fonction des horaires d’activités des différents pays). Ce même serveur est à la fois connecté à l’annuaire de Microsoft, hébergé sur Azure, et à Office 365 pour exploiter ses différents services.

C’est grâce à cette architecture que l’ensemble des serveurs communiquent entre eux permettant la remontée de données des différentes briques d’Office 365 sur l’interface JPlatform (lecture de mails et des agendas Outlook, affichages des équipes Teams etc …).

De par cette infrastructure, l’annuaire sert de pivot entre la session Jalios et Office 365 permettant à l’utilisateur de se connecter de façon transparente une unique fois (SSO).

Focus sur l’interface d’Office 365 sur JPlatform

Des accès rapides visibles depuis la page d’accueil

Depuis la page d’accueil, nous retrouvons immédiatement les différents outils d’Office en accès rapide sur la topbar et les différents portlets.

Différentes interactions et interfaces sont proposées en fonction des outils (cas d’Inwego) :

• les mails : en topbar, affichage du nombre de mails non lus (et aperçu et suppression des mails non lus affichés sur une liste déroulante en cliquant sur l’icône). Sur le côté, aperçu des 10 derniers mails non lus,
• l’agenda :  aperçu de l’agenda de la journée (aperçu de la semaine en cliquant sur « Voir mon agenda »),
• les espaces « Teams » : remontée des Teams visible depuis la homepage et depuis « l’annuaire des espaces ».

Ces interfaces sont réalisables une fois le module Jalios Office 365 installé, ainsi que les modules JMail (mails) et JCalendar (agenda).

Bien évidemment, les interfaces et interactions peuvent être personnalisées en fonction de la demande et du contexte client.

Nos suggestions d’améliorations

Pour autant, malgré de nettes progressions sur l’intégration-même des modules d’Office 365 et l’amélioration de l’expérience utilisateur, nous suggérons quelques axes d’amélioration :

• Unifier le wording des espaces collaboratifs. En effet, il serait intéressant de nommer ces espaces d’une façon unique pour éviter toute confusion pour l’utilisateur : Jalios nomme ces espaces « Mes espaces collaboratifs », tandis qu’Office 365 les nomme « Teams »,
• Optimiser l’ergonomie par un enrichissement des fonctionnalités des outils d’Office 365 dans JPlatform,
• Catégoriser et filtrer les espaces « Teams » par thématique comme le propose Jalios JPlatform pour ses « espaces collaboratifs ».

Ces axes d’améliorations ne pourront être réalisées que du côté de Microsoft. Etant donné que Jalios ne peut récupérer que les services fournis par Microsoft, l’éditeur se trouve donc bridé sur la mise à disposition de l’ensemble des fonctionnalités couvert par Office 365.

En résumé : une belle avancée dans le monde des intranets !

Malgré quelques axes d’améliorations identifiés ci-dessus, l’utilisateur dispose d’une véritable Digital Workplace composée d’un écosystème digital centralisé et unifié. Nous retrouvons des actualités, de la documentation, des espaces de gestion de projet et des outils bureautiques centralisés en un point unique.

Intégrer de nouvelles fonctionnalités dans une logique d’unification nécessite de définir quel outil répondra à tel usage. Cette précaution évite de doubler certaines fonctionnalités issues de JCMS / JPlatform et d’Office 365 en évitant d’induire une confusion pour l’utilisateur. Ainsi, il suffira d’activer et/ou désactiver certaines fonctionnalités proposées par les solutions et de communiquer sur les bonnes pratiques d’usages pour optimiser l’utilisation de l’outil.

En conclusion, le projet d’intégration d’Office 365 est un beau modèle de projet collaboratif avec la conception-même d’un outil unifié hautement collaboratif. Nous retrouvons donc une véritable Digital Workplace qui couvre l’ensemble des éléments nécessaires à l’utilisateur.

La centralisation des informations d’actualité et Corporate, des besoins métiers et des outils bureautiques en un point unique devient un atout majeur pour la vie d’un collaborateur et l’efficience de son organisation ! De quoi renforcer l’adoption de la plateforme !