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03/2021

Télétravail et Digital Workplace

Avec la transition à marche forcée du télétravail, la transformation des organisations s’est accélérée. Elle tend à devenir plus digitalisée et plus structurée tout en apportant plus de flexibilité pour s’adapter à ce nouveau contexte.

Dans le supplément d’Archimag à télécharger ci-dessous, découvrez les facteurs clés de succès et les bonnes questions à se poser pour déployer efficacement une Digital Workplace.

Retrouvez également les conseils de Digiwin pour vous éclairer dans cette démarche de transition numérique.

(Télé)travail hybride : mise en évidence de la Digital Workplace

Depuis le printemps 2020, une forte partie des organisations ont expérimenté le télétravail dans un contexte particulier où l’ensemble des collaborateurs et des clients / prestataires l’expérimentaient aussi.

Après un temps d’adaptation à ce nouveau contexte précipité, les organisations se sont adaptées et outillées. L’objectif ? Conserver leur productivité et continuer à échanger en situation de travail hybride et décentralisé. Tandis qu’une partie continuent le travail au bureau, d’autres travaillent depuis chez eux.

Véritable révélateur de productivité et de communication à distance, la Digital Workplace a pris une place importante dans les organisations. La diversité des outils digitaux utilisés ont su séduire les salariés, les managers et la direction. Le management est refaçonné le management, la pratique collaborative et digitale est impulsée.

Cet élan a fait naître de nouvelles attentes et interrogations pour répondre aux enjeux liés à ce travail décentralisé. Mais également, il a mis en lumière un besoin fort d’harmoniser les pratiques, les outils et la gestion des outils numériques.

Quel nouveau modèle de gestion, de gouvernance et de sécurité à apporter à cette nouvelle organisation plus digitalisée et hybride ? Quelle typologie de Digital Workplace intégrer ? Quels sont les pré-requis pour initier un projet digital au sens large ?

Repenser la Digital Workplace et les modèles de gestion

Mettre à plat son environnement digital

Dans une ère où le télétravail tend à devenir une norme, l’expérimentation menée et le tâtonnement à cette adaptation atteint parfois ses limites. Il en devient judicieux de réaliser un bilan des éléments apprécié, à supprimer et améliorer. C’est l’heure du renouveau.

Cet état des lieux amène naturellement à de nouvelles interrogations et à une nouvelle direction pour repenser son organisation et sa future Digital Workplace qui viendra s’y intégrer.

Nos axes conseillés pour débuter votre réflexion de refonte de votre écosystème digital et organisationnel sont :

1- Réaliser un sondage interne
Mener ce projet de façon collaborative permet d’impliquer l’ensemble de l’entreprise et met en relief des subtilités pouvant être oubliées. Les questions permettront d’identifier :

78% des organisations sont équipées d'un intranet et travaillent avec des outils anciens et disparates qui n'offrent pas un point d'entrée unique à l'espace de travail

  • Les outils et les pratiques appréciés et utilisés. En outil, nous retrouvons les internes ou externes (comme le Shadow IT*) pour travailler (ensemble) et communiquer. Et puis, les pratiques instaurées qui soient managériales ou de gestion de projet,
  • Le ressenti des collaborateurs pendant cette phase d’isolement et les actions de communications éventuelles menées (pour ensuite s’en inspirer),
  • Les préférences sur le rythme d’alternances travail sur site / chez soi…

(*) Shadow IT : Outils « grand public » utilisés en entreprise sans approbation de la DSI (comme des outils pour le tchat, la gestion de projet, le partage et le stockage de documents..).

2- Lister les outils doublons et externes utilisés
Chaque outil utilisé reflète un réel besoin. Par conséquent, chacun a pu s’équiper à sa manière, indépendamment des autres, amenant à une multitude d’outils. Unifier (et instaurer) les outils au sein de chaque équipe et entité harmonisera les pratiques, renforcera le sentiment d’appartenance. Mais surtout, cela évitera le Shadow IT et ses nombreux risques de fuite de données. Par ailleurs, cela servira d’appréhender la conception de l’intranet.

3- Identifier les collaborateurs les plus moteurs
Pendant cette période, certains collaborateurs sont peut-être sortis du lot. La prise d’initiative peut être orienté sur : la prise de parole, la gestion innovante d’un travail à plusieurs ou la remontée d’informations… Demandez-leur de devenir les futurs membres du groupe projet, contributeurs, volontaires ou ambassadeurs !

4- Lister la typologie de problèmes techniques rencontrées
Parfois des problèmes de réseau, d’équipements, de visio ou de VPN ont pu surgir pendant cette période. Par conséquent, le rythme de travail est impacté et se ralentit. Profitons de refondre l’écosystème sur des bases solides et stables en bâtissant une infrastructure pensée par les futurs enjeux de votre Digital Workplace !

Construire la Digital Workplace à l’image de son organisation

Squelette de votre organisation, la Digital Workplace en est le reflet en termes de process, de gouvernance et de management choisis (niveau de responsabilités et prises de parole des collaborateurs, transversalité de la communication). Et donc de dynamique interne.

C’est pourquoi, nous vous conseillons de vous pencher sur la méthodologie projet à adopter en amont, mais aussi sur la fluidité d’usage de la Digital Workplace et de sa technicité.

1- Construire un plan d’accompagnement au changement et réaliser des tables rondes
Selon l’étude d’Archimag, le frein d’adoption majeur à la plateforme collaborative est la résistance au changement. Construire une véritable stratégie de refonte passe avant tout par une logique collaborative pour rendre acteurs vos collaborateurs dans le projet.
Opérationnellement, cela se traduit entre autre par la réalisation de tables rondes auprès d’un panel représentatif de votre organisation et de sondages plus approfondis à l’ensemble des utilisateurs. Ces ateliers doivent être menés tout le long du projet sur des thématiques diverses : recueil des besoins (outils, usages, organisationnels), choix des garabits et de la solution digitale, tests utilisateurs…

2- Adapter (et s’adapter) aux contraintes techniques
Comme citées précédemment, des problématiques techniques ont pu ralentir voire stopper certaines activités. L’arrivée ou la re-structuration de la Digital Workplace peut amener également son lot de contraintes si celles-ci ne sont pas correctement appréhendées. Il est donc important de choisir sa bonne infrastructure, de remoduler les accès et les droits à distance mais aussi d’améliorer le réseau pour favoriser par exemple la visio ou le chargement.

3- Soigner l’expérience utilisateur / UX
A l’ère de l’UX (User eXperience), il est essentiel de composer votre plateforme dans cette logique d’ergonomie, de fluidité et de cohérence avec le quotidien des utilisateurs. L’objectif premier est de faire correspondre les outils et les contenus les plus utiles pour les collaborateurs. Le second est de mettre en avant une information plus profilée et donc pertinente tout en apportant une information corporate de façon intuitive.
Couplé à l’atténuation des contraintes techniques, l’expérience numérique des collaborateurs est fortement améliorée et favorise son usage et adoption.
Sans oublier qu’un environnement de travail fluide et convivial améliore l’image de marque de l’entreprise et fidélise les recrues.

4- Humaniser la Digital Workplace
Malgré cet outil digital, les interactions doivent rester avant tout humaines. C’est pourquoi il est judicieux de publier une photo de profil pour mieux (re)connaitre son collègue et éviter l’anonymat, allumer sa webcam lors des réunions à distance (dans la limite de la bande passante), favoriser les fonctionnalités collaboratives (telles que les espaces collaboratifs, les espaces d’entraides, les likes et commentaires, les enquêtes, les FAQ, le tchat) et mettre en avant les salariés (à travers d’interviews, d’annonce des nouveaux arrivants).

Renforcer les pratiques et la sécurité digitales

Digitaliser son organisation ne revient pas uniquement à « incorporer » un outil riche fonctionnellement. C’est aussi l’opportunité de repenser les pratiques de communication et de travail mais aussi de sécurité.

1- Communiquer autrement en évitant le mail
Selon l’étude d’Archimag, 79% des échanges se font par mail : il est temps d’y remédier ! L’objectif n’est pas de les faire disparaitre, mais de communiquer sur des canaux alternatifs. Pour cela, il faut intégrer ces canaux, communiquer dessus et rendre exemplaires les acteurs phares de la Digital Workplace quant à son usage (le groupe projet, les contributeurs, la Direction). Les canaux sont :

1/3 des grandes entreprises veut pouvoir collaborer à l'externe avec des partenaires et des clients
  • Page éditoriale : Actualité chaude / froide, présentation institutionnelle de l’organisation et de ses entités, informations et supports RH. Ces pages permettent de diffuser de l’information fixe ou liée à l’actualité en dehors des systèmes de newsletters. L’information est retrouvable facilement de par sa catégorisation et le moteur de recherche. Ces canaux peuvent également intégrer des sondages et des FAQ pour remonter le ressenti des collaborateurs.
  • Espace collaboratif. Qu’il soit lié à un projet ou à une autre activité professionnelle / extra-professionnelle, ces espaces permettent de réunir des utilisateurs cibles. Ses fonctionnalités collaboratives permettront à chacun de communiquer et d’échanger de la documentation autour d’un intérêt commun, sans envoyer de mails et de pièces jointes. Les fonctionnalités de co-édition seront idéales pour éviter les versionning et favoriser la co-construction en direct.
  • Messagerie instantanée et visio. Souvent considérées comme la bête noire par le management, fort est de constater que les collaborateurs détiennent tous un smartphone. La communication entre collègues sur des applications externes s’appliquent déjà. Impliquant des risques du Shadow IT, il est préférable d’instaurer des outils internes, sécurités et institutionnels. En binôme ou plusieurs, la visio permettra de continuer les réunions à distance avec ses fonctionnalités de partage d’écran. Massivement utilisé depuis un an, cet outil nécessite lui aussi de revoir son modèle. C’est l’opportunité d’éviter les réunionites, de cadrer la réunion pour éviter le débordement (dû à des problèmes techniques, des oublis…) etc…

2- Proposer de nouveaux formats d’animation de réunion, de projet et d’évènement
La fluidité apportée par les outils numériques couplée au télétravail renforcé obligent à revoir les interactions sociales.
Animer à distance ou animer en présentiel nécessite de nouvelles compétences et de nouvelles techniques d’animation pour rendre actif l’auditoire. Cela passe par une formation ou une sensibilisation sur les conseils d’animation (ou une adaptation innée du collaborateur) sans oublier la qualité du réseau et des micros…
Il en est de même pour la gestion d’équipe. Vous nous conseillons de communiquer sur les nouvelles fonctionnalités des espaces collaboratifs telles que la tableau de bord, la gestion et l’assignation de tâches mais également sur les pratiques managériales digitales (féliciter et remercier son équipe, utiliser le « like » pour mettre en évidence une approbation…). L’enjeux majeur de cette configuration à ce jour est de pouvoir manager avec une équipe décentralisée et hybride.
Pour finir, le télétravail ne met pas fin aux évènements internes. Il est possible de réaliser en visio des jeux, des présentations institutionnelles sous un autre format… Votre imagination sera le chef d’orchestre de vos évènements !

3- Sécuriser son écosystème
Une organisation plus digitalisée la rend aussi plus vulnérable à des failles permettant d’accéder et de perturber le système d’information interne. Selon l’étude d’Archimag, en 2020, 90% des organisations françaises, dont PME et ETI du secteur privé, hôpitaux et collectivités, ont été la cible de cyberattaques. Parmi eux, 65 % ont même subi plusieurs actes malveillants.
Renforcer son infrastructure, chiffrer ses données et recruter des profils spécialisés dans ce domaine n’est pas un luxe pour maintenir son activité et la sécurité de ses données.

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    Marie BRIAND

    Consultante Digital - Spécialisée dans la conduite du changement